Hoe nieuwe leden opvangen en aansluiten ?
Een geïnteresseerde meldt zich aan ? Wat staat mij als club te doen ?
1. Iemand toont via een kanaal interesse in jouw club. Stuur de mail onmiddellijk door naar de trainers, jeugdverantwoordelijke, secretaris. Iemand komt zich melden op de training? Spreek de persoon aan, vraag leeftijd en verwijs hem/haar naar de juiste speelgroep.
2. Als de club over een clubboek of informatiebrochure beschikt, bezorg deze zo snel mogelijk. Bezorg anders de basisinfo van speeluren, telefoon en e-mailadres van de secretaris aan de geïnteresseerde.
3. Heeft de club een eigen website of facebook-pagina: wacht niet te lang om de nieuweling hierover te informeren.
4. Zodra er deelgenomen wordt aan een training: noteer, volledige naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats, e-mailadres en telefoon. Dat gebeurt door de trainer, ploegverantwoordelijke of jeugdcoördinator. Deze gegevens worden bezorgd aan de secretaris, die aan het secretariaat van Volley Vlaanderen een vraag kan indienen voor één maand gratis verzekering. De geïnteresseerde is dan, zonder aangesloten te zijn, verzekerd voor één maand.
5. Indien nodig, informeer de betrokken speler en ouders dat hij/zij verzekerd is voor één maand. Niet vergeten te vermelden dat gebeurlijke ongevallen altijd moeten aangegeven worden aan de verzekering (meestal via de secretaris) indien men hiervoor een tussenkomst wenst!
6. Is de interesse overduidelijk, bezorg bovenstaande gegevens aan de clubsecretaris. Deze zal via zijn ‘clublogin’ een aansluitingsfiche aanmaken en ter ondertekening voorleggen aan het nieuwe lid. Indien het nieuwe lid minderjarig is, moet één van de ouders mee ondertekenen. De aansluitingsfiche moet voorgelegd worden aan de (huis)dokter die de speler medisch geschikt of ongeschikt zal verklaren. Deze gegevens dienen altijd ingevuld te zijn alvorens de aansluitingsfiche op te sturen naar Volley Vlaanderen.
7. Het nieuwe lid zorgt ook voor een digitale pasfoto (H=300 x B=250 pixels). Lukt dit niet, neem dan zelf je digitaal fototoestel ter hand of vraag een medespeler om een gepaste foto te nemen.
8. De trainer, ploegverantwoordelijke, jeugdcoördinator bezorgt de volledig ingevulde aansluitingsfiche aan de secretaris.
9. De secretaris controleert of de aansluitingsfiche volledig ingevuld en ondertekend is door alle betrokkenen en stuurt ze naar Volley Vlaanderen. Ook de digitale foto wordt on-line via de clubadministratie van Volley Vlaanderen opgestuurd. De secretaris krijgt voor deze speler een ‘vergunning’ toegestuurd(*). Vanaf dan kan het nieuwe lid ook deelnemen aan wedstrijden.
Opgelet secretaris: in sommige provincies wordt er met een spelerslijst gewerkt. Door het invoeren van een nieuw lid zal een nieuwe spelerslijst en code ontstaan !
Gelieve dit door te geven aan alle jeugdploegen.
(*) Begin augustus verstuurt Volley Vlaanderen het ‘groot pakket’ vergunningen naar de clubsecretarissen. Vanaf 15 augustus worden de nieuwe vergunningen wekelijks op woensdag verstuurd.
