Cluborganisatie

Een goede structuur, een goede organisatie en vooral goede afspraken zorgen nog steeds voor goede vrienden. Dit is voor het leiden van een volleybalclub niet anders. Hieronder enkele tips over hoe je op gestructureerde wijze kan werken aan een goed draaiende club.

Tip 1: Zet de juiste man op de juiste plaats

Zorg ervoor dat je weet wie je nodig hebt in je organisatie zodat je gericht op zoek kan gaan. Indien je aanhoudend last hebt van lekkage of herstellingswerken, heb je geen boekhouder nodig maar een loodgieter! Draaien je evenementen ieder jaar in de soep omdat er geen planning is, dan heb je een manager nodig en geen loodgieter. Maak desnoods functieprofielen op zodat je gericht op zoek kan gaan. Iedereen is belangrijk in de organisatie. Zorg er voor dat iedereen doet wat hij goed doet, dan doet hij het nog zo graag.

Tip 2: Maak een organigram

Het loont de moeite om samen met het kernbestuur een organigram op te stellen die duidelijk intern en extern weergeeft wie voor wat verantwoordelijk is.

Een organigram geeft op een duidelijk en eenvoudige manier weer hoe dat de structuur van een organisatie in elkaar steekt. Zet de structuur en de verantwoordelijken binnen die structuren op papier. Zo weet iedereen waar hij naartoe moet wanneer hij een vraag heeft. Geef de belangrijkste taken weer van de mensen binnen de structuren en vertel er misschien ook bij wie die mensen zijn en waarom ze in de club helpen. Voor de communicatie naar je leden, trainers, bestuursleden, maar ook naar mensen buiten je club is het erg belangrijk dat de club een duidelijk organigram heeft.

Hét perfecte organigram bestaat niet, er zijn wel enkele tips die de volleyvlaanderen in samenwerking met VSF graag wil meegeven:

• Als je sportclub met verschillende cellen werkt, is het aangewezen om in elke cel steeds een vertegenwoordiger of verantwoordelijke uit de bovenliggende cel of de raad van bestuur te laten zetelen.
• Stel bij het begin van het seizoen zo duidelijk mogelijke functieomschrijvingen op voor elke functie en cel in de sportclub.
• Alle taken in de sportclub moeten verdeeld zijn. Taken die op voorhand niet verdeeld zijn, komen immers vaak op steeds dezelfde mensen hun schouders terecht. Bijgevolg ontstaat het gevaar dat die mensen gedemotiveerd geraken en afhaken.
• Een persoon kan in meerdere cellen/taken krijgen. Let hiermee op en verdeel de lasten.
• Bepaal de overlegmomenten: maandelijks, tweemaandelijks?
• Trainers worden vaak zwaar belast met allerlei taken. Nog erger voor de coördinator. Ze geven de trainingen, coachen tijdens de wedstrijden maar staan ook dicht bij de ouders, spelers, bestuur,… en zijn daarom het aanspreekpunt voor van alles en nog wat. We stellen daarom voor om in de structuur de sportieve en niet-sportieve taken horizontaal te splitsen.  Trainers kunnen dan maar enkel onder de sportieve structuur vallen en worden zo ontlast van het niet-sportieve
• De theorie zegt dat je best eerst een taakverdeling en organigram opstelt in functie van de behoeften van de organisatie en vervolgens de taken verdeelt over de beschikbare medewerkers. De praktijk in de sportclub is echter vaak omgekeerd als het aantal beschikbare medewerkers beperkt is. Men kijkt naar de beschikbare mensen en bouwt op basis daarvan een structuur uit. Probeer in dat geval toch eerst de ideale structuur uit te schrijven alvorens naar de beschikbare medewerkers te kijken. Zo ontdek je misschien een interessante functie waarvoor je eventueel een nieuwe medewerker kan aantrekken.

Tip 3: Maak een intern reglement

Zoals gezegd, goede afspraken maken goede vrienden. Wat misschien al jaren impliciet als regel wordt aanvaard is voor nieuwkomers misschien niet altijd evident. Zorg ervoor dat regels duidelijk, eenduidig en eenvoudig worden neergeschreven en voor iedereen die met de werking te maken heeft, toegankelijk zijn en gekend zijn.

Tip 4: Maak een agenda/ kalender

Zet evenementen, wedstrijden, vergaderingen, bijeenkomsten, deadlines… op een agenda en zet indien van toepassing de verantwoordelijken erbij. Zo blijft iedereen op de hoogte van wat er in de club gebeurt en zo kan je vooruitplannen.