Ik start een club
Volleybal- /beachvolleybalclub aansluiten
Geïnteresseerd om als volleybalclub aan te sluiten bij de Volley Vlaanderen? Super!
Vooraleer je kan beginnen, dien je als nieuwe club een aantal formaliteiten te vervullen. Zowel administratief als financieel zijn er hierbij een aantal stappen te volgen.
Hieronder vind je hulp bij de aansluitingen, de financiën en een checklist van wat je juist nodig hebt om een club op te richten:
1. Hoe sluit ik als nieuwe club aan
- Om als club aan te sluiten dien je eerst het formulier “club aansluiten” in te vullen. Hier wordt gepeild naar de wens van de club, adres, aantal ploegen, …
- Nadat je dit aanvraagformulier hebt ingevuld, zal je door ons worden gecontacteerd en uitgenodigd voor een verkennend en ondersteunend gesprek.
2. Financiën
Als club dien je per lid ook lidgeld en verzekering te betalen. Volley Vlaanderen biedt als federatie een zeer goedkope verzekering en inschrijvingsprijs aan. Info rond ledenbijdrage.
Naast deze tarieven, zijn er nog aantal kosten waaraan u als club moet denken.
Mogelijke extra kosten zijn bijvoorbeeld:
- Inschrijving competitie
- Huur accommodatie
- Kledij
- Elektriciteit – waterverbruik (sporthal)
- …
Daarnaast kan je als club uiteraard ook voor inkomsten zorgen.
Mogelijke inkomsten zijn bijvoorbeeld:
- Lidgelden leden
- Subsidies federatie, gemeente/provincie/…
- Clubevenement(en)
- Sponsoring
- …
Als club is het dus erg belangrijk voor aanvang van het seizoen een budget/begroting op te maken.
Om niet voor verrassingen te komen staan, is dit essentieel dat je dit op voorhand en nauwgezet doet. Op deze manier zorg je voor de nodige inkomsten om een gans seizoen financieel rond te komen en de kosten te dekken.
De kosten en inkomsten voor zaal- en beachvolleybal zullen kunnen verschillen.
3. Checklist: Wat heb ik nodig om een club op te richten?
Bestuur: ik duid binnen mijn club een aantal personen aan die verschillende functies zullen opnemen:
- Een voorzitter van de club: de voorzitter leidt de club en zorgt dat de club op een doeltreffende manier werkt. Hij leidt de vergaderingen van het bestuur, doet officiële mededelingen aan leden en vertegenwoordigt de club naar buiten en zorgt voor contacten
- Een secretaris: de secretaris is de contactpersoon die zorgt voor de officiële communicatie (van en naar andere clubs, Volley Vlaanderen). Hij is op de hoogte van alle administratieve zaken, verzekering, nieuws,… en communiceert dit. Een cruciale taak op administratief vlak.
- Een financieel verantwoordelijke: de financieel verantwoordelijke zorgt voor de financiën van de club, is op de hoogte van subsidiekanalen, fiscale wetgeving,…en vervult zo ook een cruciale taak.
Deze drie functies vormen de kern van je club: het bestuur of de Raad van Bestuur.
Uiteraard kan je je raad van bestuur, naargelang behoefte en grootte van je club, uitbreiden met extra leden (zie verder).
De Raad van Bestuur:
- bestuurt de club in alle facetten
- stelt het beleidsplan op
- vergadert daarvoor minstens 1x per maand
Een ploeg:
- Je bepaalt of je één of meerdere ploegen inschrijft
- Je zorgt ervoor dat je voldoende spelers voor je ploeg(en) hebt. Bij zaalvolleybal speel je 6 tegen 6. Een seizoen beginnen met slechts 6 spelers is hierbij onhaalbaar. Bij de volwassenen zorg je best voor een kern van rond de 10 spelers. Bij beachvolleybal speel je 2 tegen 2. Een grote kern is hier minder belangrijk.
- Een goede denkoefening op voorhand is hierbij dus essentieel: Hou rekening met blessures, onbeschikbaarheid zoals werk, vakantie, examens en andere onvoorziene pech waardoor je mogelijk te weinig spelers hebt voor de competitiewedstrijd (met de gevolgen van dien: forfait, boetes, nederlagen,…)
- Tips om leden te werven!
Een accommodatie:
Als je wil volleyballen heb je uiteraard een accommodatie nodig die voldoet aan enkele vereisten zoals :
- volleybalterrein(en)/beachvolleybalveld(en)
- Kleedkamer(s): Aantal afhankelijk van aantal ploegen
- Eventueel en bij voorkeur een kantine: een kantine kan voor de nodige inkomsten en voor het sociale contact zorgen (binding)
Een accommodatie vinden is niet altijd even gemakkelijk. Er bestaan hiervoor verschillende mogelijkheden:
- Privé
- Huren. Dit kan alleen of samen met andere met andere partners:
- Gemeente
- Provincie
- Andere clubs
- Privé-eigenaars
- …
Uiteraard moeten de nodige afspraken worden gemaakt met de gemeente, eigenaar, andere clubs zoals:
- Wie staat in voor het beheer, onderhoud velden en kleedkamers?
- Gebruiksreglementen?
- Inkomsten uit kantine
- …
Budget – Begroting:
Ik maak een budget/begroting op voor elk seizoen. Om niet voor verrassingen te komen staan, is dit essentieel dat je dit op voorhand en nauwgezet doet.
Bankrekening:
Ik open een bankrekening op naam van de club waar alle inkomsten van de club naartoe gaan en waarmee alle clubkosten gebeuren.
4. Extra (afhankelijk van behoefte/grootte club/…):
Vrijwilligers
Naast het bestuur ga ik, afhankelijk van de grootte van de club, ook op zoek naar één of meerdere vrijwilligers zoals trainers, ploegafgevaardigden, scheidsrechters, medewerkers, verantwoordelijken,… ter ondersteuning van de club en de clubwerking.
De verschillende taken van de verantwoordelijken worden nauwkeurig afgelijnd en neergeschreven. Verschillende functies kunnen worden gecombineerd, maar dit is niet ideaal.
Commissies/cellen
Sommige clubs hebben, afhankelijk van de grootte en visie, naast hun raad van bestuur nog commissies, cellen, … met één of meerdere leden. Veel clubs doen dat vanuit het principe “vele handen maken licht werk”. Een commissie/cel kan één of meerdere bevoegdheden krijgen.
Het is aangewezen om de voorzitter/lid van één of meerdere commissies af te vaardigen in het hoofdbestuur, zodat iedereen betrokken wordt en op de hoogte is van het reilen en zeilen. Het is daarnaast aangewezen deze verschillende cellen en verantwoordelijke samen te vatten in een overzichtelijk organigram met taakverdeling, en dit intern en extern bekend te maken (website, onthaalbrochure, intern communicatiesysteem) zodat iedereen hiervan op de hoogte is en de juiste mensen kan contacteren.
Bekijk ook onze tips voor cluborganisatie om op gestructureerde wijze te werken aan een goed draaiende club.
Meer vragen over inschrijvingen of clubondersteuning? contacteer Wim
